Rechnung schreiben als Handwerker: die Pflichtangaben

Die Checkliste: das gehört auf jede Rechnung

Nach § 11 UStG braucht eine vollständige Rechnung diese Angaben:

• Name und Anschrift Deines Betriebs (leistender Unternehmer).
• Name und Anschrift des Kunden (Leistungsempfänger).
• Menge und handelsübliche Bezeichnung bzw. Art und Umfang der Leistung.
• Tag der Leistung oder Leistungszeitraum (z. B. „Leistungszeitraum 02.–13.06.2026“).
• Entgelt (Nettobetrag) und der anzuwendende Steuersatz.
• Der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag.
• Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer.
• Deine UID-Nummer; ab 10.000 € brutto zusätzlich die UID des Kunden.
• Bei Steuerbefreiung oder Übergang der Steuerschuld: der entsprechende Hinweis statt des Steuerausweises.

Kleinbetragsrechnung: bis 400 € geht es einfacher

Für Rechnungen bis 400 € brutto erlaubt § 11 UStG eine vereinfachte Form: Name und Anschrift des Kunden, fortlaufende Nummer und UID dürfen entfallen; statt Nettobetrag und Steuerbetrag reicht der Bruttobetrag zusammen mit dem Steuersatz. Ausstellungsdatum, Leistungsbezeichnung, Leistungsdatum und Deine Betriebsdaten brauchst Du weiterhin. Für den Serviceeinsatz um 180 € ist das praktisch – sobald ein Geschäftskunde Vorsteuer ziehen will oder der Betrag über 400 € liegt, stellst Du aber eine vollständige Rechnung aus.

Sonderfälle im Handwerk: Kleinunternehmer, Reverse Charge, Anzahlungen

Drei Fälle kommen im Handwerk ständig vor. Erstens: Als Kleinunternehmer weist Du keine Umsatzsteuer aus und setzt stattdessen den Hinweis „umsatzsteuerbefreit gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG“. Zweitens: Erbringst Du Bauleistungen als Subunternehmer an ein anderes Bauunternehmen, geht die Steuerschuld auf den Auftraggeber über (§ 19 Abs. 1a UStG) – Du stellst netto ohne Umsatzsteuer in Rechnung, mit dem Hinweis „Übergang der Steuerschuld gemäß § 19 Abs. 1a UStG“ und beiden UID-Nummern. Drittens: Für erhaltene Anzahlungen stellst Du Anzahlungsrechnungen; in der Schlussrechnung setzt Du sie samt darauf entfallener Steuer offen ab, sonst schuldest Du die Steuer doppelt.

Beispiel: Schlussrechnung für Malerarbeiten

Rechnung Nr. 2026-041 vom 15.06.2026, Leistungszeitraum 02.–13.06.2026. Position 1: Wände spachteln und zweifach streichen, 140 m² à 14 € = 1.960 €. Position 2: Türen lackieren, 6 Stück à 95 € = 570 €. Summe netto 2.530 €, plus 20 % Umsatzsteuer 506 €, brutto 3.036 €. Abzüglich Anzahlungsrechnung Nr. 2026-033 über 1.200 € brutto (darin 200 € USt) bleiben 1.836 € offen, zahlbar binnen 14 Tagen. So sieht der Kunde jede Position, das Finanzamt jedes Pflichtmerkmal – und Du bekommst keine Rückfragen.

Fristen, Aufbewahrung und der teuerste Fehler

An Unternehmer sowie bei Werklieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Private bist Du verpflichtet, eine Rechnung auszustellen – binnen sechs Monaten nach der Leistung. Aufbewahren musst Du Rechnungen grundsätzlich sieben Jahre (§ 132 BAO); für Grundstücksleistungen gelten deutlich längere Fristen – aktuell 22 Jahre. Der teuerste Fehler bleibt die unvollständige Rechnung: Deinem Geschäftskunden streicht das Finanzamt den Vorsteuerabzug, und Du darfst korrigieren, nachnummerieren und erklären. Eine saubere Rechnungsvorlage ist billiger.

Was heißt das für Deinen Betrieb?

Bau Dir eine feste Rechnungsstruktur mit allen Pflichtmerkmalen und halte die Nummernserie lückenlos. Noch besser: Lass Angebot und Rechnung aus einer Quelle kommen – mit angebot.pro sprichst Du den Auftrag ein, bekommst in rund drei Minuten das Angebots-PDF und übernimmst die Positionen später direkt in die Abrechnung, ohne etwas doppelt zu tippen.