Mahnung schreiben: Vorlage und Fristen für Österreich

Verzug beginnt mit der Fälligkeit – nicht mit der dritten Mahnung

Der Mythos von den drei Pflichtmahnungen hält sich hartnäckig, stimmt aber nicht: Ist auf der Rechnung ein Zahlungsziel genannt („zahlbar bis 30.06.2026“), gerät der Kunde mit dessen Ablauf automatisch in Verzug. Die Mahnung ist trotzdem sinnvoll – als Erinnerung, als dokumentierter Nachweis Deiner Betreibung und als Signal, dass Du Deine Außenstände im Griff hast. Die meisten offenen Rechnungen im Handwerk sind keine Zahlungsverweigerung, sondern Schlamperei – und die löst ein freundliches Schreiben schneller als ein scharfes. Hast Du übrigens gar kein Zahlungsziel auf die Rechnung geschrieben, wird die Forderung erst mit Deiner Zahlungsaufforderung fällig – auch deshalb gehört auf jede Rechnung ein konkretes Datum.

Der bewährte Stufenplan

So gehst Du vor, ohne die Kundenbeziehung unnötig zu beschädigen:

• Tag 7 nach Fälligkeit – Zahlungserinnerung: freundlich, kurz, mit Rechnungskopie. „Vermutlich ist es untergegangen …“
• Tag 21 – 1. Mahnung: klare Nachfrist mit konkretem Datum, Hinweis auf Verzugszinsen und weitere Schritte.
• Tag 35 – letzte Mahnung: kurze Endfrist und Ankündigung von Inkasso oder gerichtlicher Geltendmachung – nur ankündigen, was Du auch durchziehst.
• Danach: Mahnklage. Bis 75.000 € läuft sie als gerichtliches Mahnverfahren – das Gericht erlässt einen Zahlungsbefehl, ohne dass es sofort zur Verhandlung kommt.

Das gehört in jede Mahnung

Rechnungsnummer und -datum, offener Betrag, ursprüngliche Fälligkeit, eine neue Zahlungsfrist mit konkretem Datum, Deine Bankverbindung – und ab der ersten Mahnung der Hinweis auf Verzugszinsen und Betreibungskosten. Der Ton: bestimmt, aber sachlich. Ein Beispiel für die erste Mahnung: „Auf unsere Rechnung Nr. 2026-041 vom 15.06.2026 über 3.036 € ist bis heute kein Zahlungseingang feststellbar. Wir ersuchen Dich, den offenen Betrag bis 28.07.2026 zu überweisen. Danach müssen wir Verzugszinsen und Mahnspesen verrechnen.“ Verschick Mahnungen nachweisbar – E-Mail reicht meist, bei größeren Beträgen zusätzlich eingeschrieben.

Verzugszinsen: das Rechenbeispiel

Privatkunde, Rechnung über 5.400 € brutto, 45 Tage überfällig: 5.400 € × 4 % × 45 ÷ 365 = 26,63 € Verzugszinsen (§ 1000 ABGB). Zwischen Unternehmern gilt der höhere Satz von 9,2 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 456 UGB) – den aktuellen Basiszinssatz prüfst Du am besten tagesaktuell, er wird regelmäßig angepasst. Dazu kommt im B2B die Betreibungspauschale von 40 € (§ 458 UGB). Die Zinsen selbst sind oft symbolisch – ihre Ankündigung wirkt trotzdem, weil sie zeigt, dass Du Deine Forderung ernsthaft betreibst. Bei Privatkunden kannst Du angemessene Mahnspesen zusätzlich verlangen, wenn sie vereinbart sind oder als notwendige Betreibungskosten anfallen (§ 1333 ABGB).

Was heißt das für Deinen Betrieb?

Leg Dir feste Mahnstufen mit Terminen zu – wer systematisch mahnt, wird zuerst bezahlt, weil säumige Kunden dort zahlen, wo Konsequenz spürbar ist. Text, Fristen und Zinsrechnung nimmt Dir der kostenlose Mahnungs-Generator auf angebot.pro ab. Und am wenigsten mahnst Du, wenn Auftrag und Rechnung von Anfang an sauber sind: Sprich das Angebot ein, angebot.pro liefert in rund drei Minuten das fertige PDF samt klaren Zahlungsbedingungen.